Privacyprotocol

Dit privacyprotocol heeft betrekking op persoonsgegevens van zowel kandidaten als

contactpersonen van opdrachtgevers en andere zakelijke relaties, die worden verzameld en/of gebruikt door Van de Graaf en Verwoerd interim, gevestigd te Streefkerk, Oude Wetering 21.

Uw privacy is belangrijk voor ons en met deze verklaring beogen we om u conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) te informeren over de wijze waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan en u te wijzen op uw rechten.

Dit document bevat de volgende informatie:

1. Welke persoonsgegevens worden door ons verzameld en verwerkt?
2. Met welk doel worden uw persoonsgegevens verwerkt?
3. Op welke rechtsgrond worden uw gegevens verwerkt?
4. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
5. Met wie delen wij uw gegevens?
6. Cookies
7. Wat doen we niet?
8. Hoe beveiligen wij uw persoonsgegevens?
9. Wat zijn uw rechten?
10. Vragen
11. Wijzigingen

1. Welke persoonsgegevens worden door ons verzameld en verwerkt?

Kandidaten

Als u bij ons staat ingeschreven kunnen wij van u onder andere de volgende categorieën van persoonsgegevens verwerken:

1. NAW-gegevens: voor- en achternaam, voorletters en titels, adres en woonplaats;
2. contactgegevens: e-mailadres(sen), telefoonnummer(s) en accounts op social media;
3. overige gegevens: geboortedatum, geslacht en burgerlijke staat;
4. uw cv: met informatie over uw opleidingen, cursussen, stages, werkervaring, trainingen, referenties, lidmaatschappen (niet van vakbonden), salaris, secundaire arbeidsvoorwaarden en een foto;
5. assessmentrapporten;
6. perspectief profielen;
7. integriteitsverklaringen;
8. referentieverslagen;
9. e-mails en andere correspondentie;
10. mondeling door u aan ons verstrekte aanvullende informatie;
11. andere relevante informatie met betrekking tot uw carrière.

Wij stellen uitdrukkelijk geen prijs op het ontvangen van bijzondere persoonsgegevens.

Onder bijzondere persoonsgegevens verstaan wij informatie over uw:

• godsdienst of levensovertuiging;
• ras/etnische afkomst;
• politieke voorkeur;
• gezondheid;
• seksuele leven;
• lidmaatschap van een vakbond;
• strafrechtelijk verleden.

Wij stellen geen prijs op deze gegevens omdat wij deze gegevens niet nodig hebben voor onze dienstverlening.

Indien u er toch voor kiest om bijzondere persoonsgegevens aan ons te sturen, bijvoorbeeld in uw cv, gaan wij ervan uit dat u ons toestemming geeft om de bijzondere persoonsgegevens te verwerken. Uiteraard heeft u te allen tijde het recht om ons te wijzen op de door u toegestuurde bijzondere persoonsgegevens en ons te verzoeken om deze gegevens alsnog te verwijderen.

Contactpersonen van opdrachtgevers

Van de Graaf en Verwoerd interim verwerkt onder andere de volgende categorieën persoonsgegevens van de contactpersonen van onze opdrachtgevers:

1. NAW-gegevens: voor- en achternaam, voorletters en titels, adres en woonplaats;
2. contactgegevens: e-mailadres(sen), telefoonnummer(s) en LinkedIn accounts;
3. huidige functie;
4. geslacht;
5. e-mails en andere correspondentie.

2. Met welk doel worden uw persoonsgegevens verwerkt?

Uw persoonsgegevens worden door ons alleen gebruikt voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van onze dienstverlening, waaronder plaatsing in interim-opdrachten, vaste benoemingen de werving en selectie van meestal managers, directeuren, bestuurders en toezichthouders, het toe leiden naar  assessments, het geven van loopbaanadvies en coachingstrajecten. Wij gebruiken persoonsgegevens voor:

1. het benaderen van kandidaten voor een algemene kennismaking;
2. het beoordelen van kandidaten op hun geschiktheid en beschikbaarheid;
3. het opnemen van kandidaten in onze database;
4. het onder de aandacht brengen van (nieuwe) vacatures bij kandidaten;
5. het volgen en begeleiden van kandidaten tijdens hun carrière;
6. het voeren van overleg met kandidaten en opdrachtgevers in het kader van wervings- en selectieprocedures.

Wij willen geschikte kandidaten voor onze opdrachtgevers vinden en partijen met elkaar in contact brengen, zodat zij een contract/samenwerking aan kunnen gaan.

Tot slot kunnen wij uw persoonsgegevens ook gebruiken om u op de hoogte te houden van relevante ontwikkelingen of om u uit te nodigen voor bijvoorbeeld events.

3. Op welke rechtsgrond worden uw gegevens verwerkt?

Kandidaten

Art. 6 lid 1f van de AVG stelt dat we uw gegevens kunnen verwerken wanneer het “noodzakelijk is voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de verwerkingsverantwoordelijke of van een derde, behalve wanneer de belangen of de grondrechten en de fundamentele vrijheden van de betrokkene die tot bescherming van persoonsgegevens nopen, zwaarder wegen dan die belangen.”

Wij beogen u te helpen uw carrière in de door u gewenste richting te ontwikkelen. Wij zijn van mening dat het redelijk is te verwachten dat als u bij ons meldt dat u op zoek bent naar (interim-) werk, of informatie uit uw cv op een professionele netwerksite zoals LinkedIn heeft geplaatst, u er akkoord mee gaat dat we uw gegevens verzamelen en uw persoonsgegevens verwerken om u onze diensten aan te bieden of te leveren en uw vaardigheden te toetsen aan onze opdrachtenportefeuille.

Bovenstaande zaken zijn noodzakelijk om te kunnen functioneren als bedrijf en om kandidaten van de juiste, voor hen meest geschikte baan of opdracht te voorzien.

Het is daarom in onze gerechtvaardigde belangen om uw gegevens op deze grond te verwerken.

Contactpersonen van opdrachtgevers (zakelijke relaties)

Artikel 6 lid 1b stelt dat de verwerking van gegevens rechtmatig is als deze noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, of om op verzoek van de betrokkene vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen. We denken daarom dat het redelijk is dat wij contactgegevens verwerken van contactpersonen van (mogelijke) opdrachtgevers.

4. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan nodig is om onze diensten te verlenen en onze overeenkomst met u uit te kunnen voeren en aan onze wettelijke verwerkingsverplichtingen te kunnen voldoen. Bij werving en selectieprocedures is dat maximaal zes  maanden na afloop van de procedure. Als u bij ons ingeschreven staat als interim-manager bewaren we uw gegevens tot wij met u overeenkomen dat wij uw gegevens verwijderen.

Wij zullen uw gegevens wissen als u daarom rechtmatig verzoekt, tenzij de verwerking van uw gegevens noodzakelijk is op een van de in artikel 17 lid 3 AVG genoemde gronden. In dat laatste geval zullen wij u uiteraard informeren.

Voor financiële gegevens die fiscaal relevant zijn, geldt een wettelijke bewaartermijn van zeven jaar.

5. Met wie delen wij uw gegevens?

In het algemeen zullen wij uw persoonsgegevens niet delen met partijen buiten de Europese Economische Ruimte (EER).

Wel delen wij uw persoonsgegevens met ICT-serviceproviders binnen de EER. Dat doen wij uiteraard alleen in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving. Wij verlenen dergelijke serviceproviders uitsluitend toegang tot uw persoonsgegevens, nadat wij met hen bewerkersovereenkomsten hebben gesloten, waarin wij (onder andere) aan hen een geheimhoudingsverplichting opleggen en wij hen verplichten uw persoonsgegevens alleen in onze opdracht te verwerken.

Daarnaast delen wij, uiteraard in overleg met de kandidaat, de persoonsgegevens van kandidaten met opdrachtgevers en commissieleden. Indien het voor een procedure noodzakelijk is om een assessmentonderzoek of integriteitscreening te doen kunnen wij uw persoonsgegevens met deze bureaus delen. Ook dit alleen met nadrukkelijke toestemming van de kandidaten.

Voor het overige verschaffen wij derden alleen toegang tot uw persoonsgegevens als dat naar onze mening vereist is op grond van toepasselijke wetgeving of op grond van een wettig verzoek daartoe. In dat laatste geval zullen wij u uiteraard informeren

6. Cookies

Een cookie is een klein tekstbestand dat tijdens uw bezoek aan een website op uw computer, tablet of smartphone wordt geplaatst. In dit bestand wordt informatie opgeslagen die bij een later bezoek weer kan worden herkend door de website. Onze website gebruikt functionele cookies, deze cookies zijn nodig om de kwaliteit of effectiviteit van de website te bekijken. Daarnaast gebruikt de website cookies voor Google Analytics. Om de privacy van onze gebruikers te garanderen hebben wij een bewerkersovereenkomst met Google afgesloten, hebben we het laatste octet van het IP-adres gemaskeerd, maken we geen gebruik van andere Google diensten in combinatie met de Google Analytics-cookies en hebben we het delen van gegevens met Google uitgezet.

7. Wat doen we niet?

Wij gebruiken uw gegevens niet om u andere informatie toe te zenden dan informatie met betrekking tot vacatures, relevante ontwikkelingen en events. Wij gebruiken uw gegevens dus niet voor het versturen van nieuwsbrieven, tenzij u zich daarvoor heeft aangemeld. Ook gaan we strikt vertrouwelijk om met uw gegevens en deze zullen dan ook niet worden uitgeleend, verhuurd of verkocht.

8. Hoe beveiligen wij uw persoonsgegevens?

Wij hebben passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen getroffen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang door derden. Bovendien verplichten wij al onze ICT-serviceproviders die toegang hebben tot uw persoonsgegevens, eveneens dergelijke passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen te treffen.

9. Wat zijn uw rechten?

U heeft te allen tijde het recht om uw gegevens in te zien, een digitale kopie te ontvangen of te laten verwijderen. U kunt contact met ons opnemen als u:

• wilt weten of en welke persoonsgegevens wij van u verwerken;
• uw persoonsgegevens wilt verbeteren;
• uw persoonsgegevens wilt wissen;
• de verwerking van uw persoonsgegevens wilt beperken;
• bezwaar wilt maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens;
• wilt dat wij uw persoonsgegevens overdragen aan u of een andere organisatie.

Wij mogen nadere informatie van u vragen om uw identiteit te kunnen vaststellen. Wij informeren u binnen bekwame tijd over de door ons genomen maatregelen en in ieder geval binnen één maand nadat wij uw verzoek hebben ontvangen. Die periode kan met nog twee maanden worden verlengd als dat noodzakelijk is, mede in verband met de complexiteit of het aantal van de verzoeken. Wij informeren u over een dergelijke verlenging van de termijn binnen één maand na ontvangst van uw verzoek, waarbij wij de redenen van de verlenging zullen toelichten.

Van de Graaf en Verwoerd interim heeft Koos Verwoerd aangesteld als data protection officer om naleving van de AVG en veilige verwerking van uw gegevens te waarborgen. U kunt contact met hem opnemen via onze telefoonnummers of via koos@vandegraafenverwoerd.nl.

U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit.

Houd er bij verwijdering van uw persoonsgegevens of de beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens wel rekening mee dat de diensten waarvoor de gegevens nodig zijn, daarna niet of niet meer geheel kunnen worden geleverd.

10. Vragen

Indien u vragen heeft over dit privacyprotocol, dan kunt u ons mailen via koos@vandegraafenverwoerd.nl.

11. Wijzigingen

Wij behouden ons het recht voor om dit privacyprotocol van tijd tot tijd te wijzigen of aan te vullen en plaatsen eventuele gewijzigde versies op onze website.

We plaatsen in dat geval een melding op onze pagina met het privacyprotocol om u te informeren over belangrijke wijzigingen en geven in de melding aan wanneer het Privacyprotocol de laatste keer is bijgewerkt. Het nieuwe privacyprotocol is na plaatsing van kracht.

Mei 2018